segunda-feira, 16 de julho de 2007

Fluxogramas

INTRODUÇÃO
Todo e qualquer processo, tanto administrativo quanto operacional, tem um fluxo das operações de entrada, processamento e saída. Esse fluxo envolve, além dessas operações, as áreas da organização envolvidas, os recursos humanos e materiais, os custos relativos a esses recursos, o volume de trabalho, os tempos de execução, a documentação que tramita pelo mesmo e a tecnologia de informação utilizada.
Todas essas variáveis, que devem ser detectadas por ocasião do levantamento, constituem objetos da etapa de análise e redesenho do processo, prevista na metodologia (Aula 5).
A análise do processo atual deve começar pela análise crítica do levantamento, visando verificar se nada foi omitido e se todas as questões relativas à atitude interrogativa foram devidamente respondidas. Em seguida, deve ser elaborado um diagrama, ou uma representação gráfica, do fluxo do processo atual. Esse diagrama, denominado fluxograma, permite uma visão completa do fluxo, de maneira clara e precisa, facilitando a análise da situação atual.

CONCEITO

O termo fluxograma vem do inglês flow-chart (flow=fluxo+chart=gráfico).
Fluxograma é uma técnica de representação gráfica que se utiliza símbolos previamente convencionados, permitindo a descrição clara e precisa do fluxo, ou seqüência, de um processo, bem como sua análise e redesenho.

ASPECTOS


Por intermédio do fluxograma, podemos demonstrar os seguintes aspectos de um fluxo de processo:
ü Quais operações são realizadas;
ü Onde são realizadas as operações;
ü Quem as executa;
ü Quais as entradas e saídas;
ü Qual o fluxo das informações;
ü Quais os recursos empregados no processo;
ü Quais os custos parciais e totais;
ü Qual o volume de trabalho; e
ü Qual o tempo de execução, tanto parcial quanto total.


VANTAGENS


Podemos destacar as seguintes vantagens principais:
ü Descreve qualquer tipo de processo, mesmo os mais complexos;
ü Permite visão ampla de todo o processo que está sendo estudado;
ü Descreve o funcionamento de todos os componentes do processo;
ü Possibilita a verificação, de maneira clara e precisa, das falhas de funcionamento, dos gargalos, da duplicidade de procedimentos e de outros problemas oriundos do processo em estudo;
ü Não permite a dupla interpretação, graças à padronização dos símbolos que são utilizados;
ü Possibilita a análise e a proposição de modificações, visando à melhoria do processo;
ü Permite fácil atualização.

TIPOS DE FLUXOGRAMAS


Existem, basicamente, dois tipos: o fluxograma vertical e o horizontal com suas variações.

Fluxograma vertical

Trata-se do fluxograma mais utilizado no estudo de processos produtivos, do tipo linha de produção, no qual se pode dividir um grande processo em vários outros, mais simples, com poucas áreas envolvidas e com número restrito de operações que se encaixam nos símbolos, previamente, estabelecidos pelo fluxograma. Podemos, também, utiliza-lo em processos administrativos, desde que feitas as devidas adequações.
Esse tipo de fluxograma pode ser impresso como formulário padronizado e é constituído de símbolos e convenções pré-impressos em colunas verticais.
O fluxograma vertical tem como vantagens a rapidez de preenchimento (uma vez que se trata de um formulário impresso padronizado), a clareza na apresentação e a facilidade de leitura.


Fluxograma horizontal


Esse tipo de fluxograma procura descrever um processo de maneira horizontal. Tanto a elaboração quanto a leitura são feitas como se estivesse escrevendo ou lendo, ou seja, da esquerda para a direita, utilizando símbolos e convenções previamente definidos. Existem duas variáveis desse tipo de fluxograma, o descritivo e o de colunas.


Fluxograma horizontal descritivo


Trata-se de um fluxograma que descreve o fluxo de atividades, dos documentos e das informações que circulam em um processo, por meio de símbolos padronizados.
A elaboração é feita como se estivesse escrevendo, só que no lugar de somente palavras são utilizados símbolos e palavras que permitem a descrição do fluxo do processo de maneira clara e precisa.


Fluxograma horizontal de colunas


Esse tipo de fluxograma difere do descritivo no que se refere à maneira de representar graficamente as áreas envolvidas no processo. Elas são apresentadas em colunas, o que permite que se tenha uma visão completa, clara e precisa de tudo o que acontece em determinada área, e dela em relação às demais.

TÉCNICAS DE DESENHO DE FLUXOGRAMAS


Podemos desenhar um fluxograma manualmente ou com a utilização de softwares que rodam em microcomputadores, oferecendo uma gama muito grande de recursos que nos ajudam na elaboração de um fluxo de processo.


Desenhando um fluxograma manualmente


No fluxograma vertical, como se trata de formulário impresso, o desenho do fluxo está restrito ao preenchimento de alguns campos.
A elaboração, ou desenho de um fluxograma horizontal, tanto o descritivo como o de colunas requer algumas regras básicas:
ü Dispor de gabaritos, que correspondem a réguas que contêm os símbolos convencionais;
ü Os símbolos devem ter tamanhos e formas bem uniformes e guardar a devida proporção entre si;
ü O tamanho do desenho do fluxo varia de acordo com a complexidade do processo em estudo, e o tamanho ideal é aquele que permite visualizar o processo sem grandes movimentos, tanto lateral como verticalmente;
ü O desenho deve ser feito da esquerda para a direita e de cima para baixo, como se estivesse escrevendo;
ü Deve-se utilizar lápis, ou lapiseira, pois permitem alterações mais rápidas, bastando para isso apagar o que se deseja modificar;
ü O desenho deve reservar espaços para identificação do fluxograma, ou seja: nome da empresa, processo, data, versão e executante.

Desenhando um fluxograma com o uso da informática


A informática dispõe de vários softwares que permitem o desenho de fluxograma, possibilitando ganho de produtividade muito grande.
Como referencial podemos citar os seguintes softwares:
ü Visio Standard: software destinado à elaboração de variados desenhos técnicos;
ü FlowChart: software específico para desenho de fluxogramas;
ü Process Chart: software específico para análise e desenho de processos.
ü Excel, PowerPoint e Word: são softwares que possuem recursos que permitem o desenho de fluxograma com a utilização de símbolos que são padrões mundiais;

10 comentários:

  1. muito bom estas informações publicada aqui neste local

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  2. Eu agradeço demais por este material. Ele será muita utilidade para mim, pois, tive este assunto na faculdade neste semestre e não havia entendido nada. Parabéns!

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  3. Bom dia, muito bom o material, gostaria de sua permissão para usa-lo como referencia para meu TCC, se me permitir, favor mandar para meu e-mail seus dados para devida referenciação e alguma outra fonte que você usou para seu texto, lembrando que com esse texto meu trabalho ficará mais rico de informações...

    leonard.adm@gmail.com

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  4. Também gostaria dos seus dados e se possível da bibliografia utilizada para usar este material no meu tcc. Se puder enviar para o meu e-mail agradeço muito!
    Segue o e-mail:

    gabrielly.franca@gmail.com

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  5. Meus Parabéns, muito otimo seu trabalho !

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  6. gostaria da bibliografia pois estou realizando um trabalho academico

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  7. Parabéns por postar este conteúdo, bem explicado e detalhado, gostaria de usar em meu curso de técnico em logística com sua permissão? Poderia me enviar por email o material:
    atopmedianeira@hotmail.com

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  8. eu gostaria da bibliografia desse material ,. excelente .
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