Atualmente é difícil encontrar uma empresa ou uma pessoa que não tenha problemas ou não reclame das reuniões em seu ambiente de trabalho. De acordo com algumas pesquisas preliminares que estamos desenvolvendo, 66% das pessoas afirmam que as reuniões em seu ambiente de trabalho são improdutivas e mal conduzidas.
O mundo corporativo criou péssimos hábitos na condução e realização de reuniões. Não há cumprimento de horários, as pessoas são chamadas de última hora, muitas vezes desconhecem o real propósito da reunião, a condução é cheia de conversas paralelas e fica difícil manter o foco.
Certa vez, estava dando uma consultoria a uma grande multinacional para melhorar a performance de suas reuniões, durante algum tempo participei de algumas reuniões da empresa, aquele cenário parecia algumas vezes uma comédia e outras um filme de terror, mas nada parecido com uma reunião eficiente.
Após o acompanhamento de mais de 20 horas de reuniões, chegamos à conclusão que apenas 35% desse total de horas foi realmente gasto com o propósito da reunião, o restante totalmente desperdiçado em assuntos sem interesse à reunião. Talvez esse cenário seja semelhante ao que acontece na sua empresa, no seu departamento e na sua vida.
Se as empresas parassem para calcular o tempo gasto em reuniões X o custo hora dos participantes, iriam perceber que boa parte do salário pago aos colaboradores é jogado no lixo, com as reuniões ineficientes. Se ao invés de criar programas e práticas muitas vezes radicais para reduzir custos internos, elas se preocupassem em melhorar as suas reuniões, com certeza teriam um melhor resultado financeiro e uma economia muito grande.
Faça uma auto-análise: quanto do seu tempo é desperdiçado em reuniões improdutivas? Qual o custo disso para a empresa? Leve essa reflexão para seus pares e chefes, uma reunião não é uma atividade solitária, ela envolve um time de pessoas que precisam ter a mesma preocupação para mudar esse cenário.
Mas nem tudo são más notícias com relação às reuniões, apesar do que parece, é um problema relativamente fácil de resolver, quando há a conscientização do grupo de que isso é um ponto essencial a ser melhorado. Nas empresas que implantamos nossos programas de conscientização para reuniões, as melhoras são rápidas e perceptíveis.
Para criar um novo paradigma de reuniões eficientes na sua empresa, é preciso conscientizar seu time sobre como produzir melhores reuniões, eles precisam entender que isso é uma questão de qualidade de vida. Preparamos no site Você com Mais Tempo, um especial sobre esse assunto, mas por hora, seguem algumas breves sugestões para suas reuniões:
Convoque Certo – Boa parte dos problemas das reuniões está na convocação. Uma reunião sem objetivo claramente especificado nem deveria ser realizada. Antes de agendar uma reunião, pense: qual o resultado que eu espero no término da reunião? Na convocação, coloque além do assunto das reuniões o objetivo a ser discutido e os tópicos para atingir esse resultado.
Reuniões breves – Evite reuniões com duração maior a 2 horas, se for necessário faça uma pausa de 15 minutos antes de continuar. Reuniões muito longas cansam e fazem com que as pessoas percam o foco mais rapidamente.
Dê tempo para se preparar – Reuniões em cima da hora devem ser a exceção e nunca a regra. O seu planejamento eficiente faz com que as pessoas tenham tempo para se planejar e preparar para a reunião. O ideal é que a convocação seja feita com pelo menos 2 dias de antecedência.
Estabeleça os próximos passos – Reuniões que terminam sem tarefas com responsáveis, podem ter sido tempo jogado fora. Ao finalizar estabeleça os próximos passos, para pessoas específicas, com ações e datas de conclusão. A reunião só encerra-se de fato quando os próximos passos terminarem.
Convoque uma reunião com seu time de trabalho para criar um comprometimento com as reuniões eficientes dentro de seu ambiente de trabalho. Veja nosso especial sobre reuniões e veja o que pode ser aplicado ao seu caso!
Reunião produtiva é viver seu tempo com sabedoria!
Christian Barbosa
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